Capture & Imaging

Papierdokumente digitalisieren und in Geschäftsprozesse integrieren

Trotz der digitalen Revolution gehen in vielen Unternehmen immer noch zahlreiche Papierdokumente ein. Doch die Verwaltung und Speicherung dieser Unterlagen ist teuer und unsicher. Zudem ist der Zugriff auf die Dokumente und ihre Integration in Geschäftsprozesse schwierig.

Scannen Unternehmen Papierdokumente ein und konvertieren sie diese in ein elektronisches Format, profitieren sie von zahlreichen Vorteilen:

• Kosten für die Speicherung von Papier entfallen: Wurde das Papierdokument eingescannt, können Sie es vernichten. Das bedeutet für Sie: Kosten für Aktenschränke und Akten-Lager entfallen.
• Dokumente werden in Geschäftsprozesse integriert: Dokumente lösen häufig Geschäftsprozesse aus oder sind Bestandteil von Geschäftsprozessen. Elektronische Dokumente können einfacher mit Prozessen in Unternehmensanwendungen verknüpft werden. Abläufe werden so rationalisiert und Entscheidungsfindungen vereinfacht.
• Die Produktivität der Anwender steigt: Werden keine Kopien erstellt, können Papierdokumente nur von einer Person zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort genutzt werden. Setzen Unternehmen das OpenText ECM Suite Repository ein, können Benutzer in elektronischen Dokumenten suchen und mehrere Anwender können sie gleichzeitig einsehen. Dadurch verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Entscheidungsfindungen werden so vereinfacht und die Produktivität insgesamt gesteigert.
• Unternehmen können die Lebenszyklen von Dokumenten kontrollieren: Den Lebenszyklus von Papierdokumenten können Unternehmen nicht so einfach steuern. Werden Dokumente hingegen elektronisch im Repository der ECM Suite abgelegt, können sie ihn eng kontrollieren. Die Records Management-Funktionen der ECM Suite ermöglichen die elektronische Klassifikation der Dokumente. Und Sie können Retention- und Disposition-Regeln entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien verwalten. Am Ende des Lebenszyklus können Sie die Dokumente entweder vernichten oder auf preiswerteren Medien archivieren.
• Schutz vor Risiken: Katastrophen wie Flut oder Feuer können Papierdokumente für immer vernichten. Manchmal reicht es aber schon aus, dass ein Mitarbeiter Dokumente falsch ablegt und sie sind für immer verloren. Mit der ECM Suite können Sie Dokumente automatisch an einem oder mehreren Standorten sichern. So gewährleisten Sie die Bewahrung von Unternehmenswissen. Und im Fall einer Katastrophe können Sie sofort weiterarbeiten.

Capture & Imaging: Lösungen von OpenText

• OpenText Imaging ist eine vollständige Lösung für das Erfassen und Einsehen zahlreicher Geschäftsdokumente aus unterschiedlichen Quellen - einschließlich Scanner, Fax-, E-Mail- und anderen Office-Anwendungen. Dabei können diese Dokumente mit allen Typen von Geschäftsobjekten innerhalb einer Unternehmensanwendung verknüpft werden.

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