OpenText Collaborative Submissions

Jede Eingabe in jeder Stufe, in jedem Format und jedem Umfang verwalten

OpenText Collaborative Submissions ist eine umfassende, kollaborative Umgebung für die Erstellung, Überarbeitung, Freigabe, Zusammenstellung und langfristige Verwaltung aller Rechtsdokumente und Eingaben. Die Lösung kombiniert umfassende Dokumentenmanagement-Funktionen, Metadatenunterstützung, hohe Skalierbarkeit und sichere kollaborative Business Process Tools.

Funktionen

• Kombiniert Dokumenten- und Antragsverwaltung: OpenText Collaborative Submissions ist eine einheitliche Lösung, die Dokumenten-, Formular- und Recordsmanagement miteinander vereint und das Veröffentlichen von Anträgen/Zulassungen in einem einheitlichen, stabilen Umfeld ermöglicht. Collaborative Submissions unterstützt eine Reihe von Geschäftsprozessen und umfasst den gesamten Lifecycle von Zulassungsverfahren und damit verbundenen Dokumenten und Komponenten.
• Verwaltet alle Arten von Anträgen/Zulassungen: Alle Arten von Zulassungen, unabhängig von Größenordnung oder Format, können in einem einheitlichen Umfeld verwaltet werden - über die gesamte Zulassungsphase hinweg.
• Anwendung einer einheitlichen Taxonomie: Organisieren Sie begleitende Dokumente anhand vordefinierter Taxonomien, z.B. anhand der eCTD (electronic Common Technical Document) Document Type Definition (DTD), aber passen Sie diese auf Ihre internen Bedürfnisse und Vorgehensweisen an.
• Hyperlinks verwalten: Alle Links zwischen den verschiedenen Antragskomponenten werden dynamisch verwaltet. Reports berichten über den Status von Links, einschließlich Versionsänderungen in den Quell- und Zieldokumenten. Beim Export werden die finalen Hyperlinks in das Dokument eingebettet.
• Vorschau erstellen: Zu jedem Zeitpunkt des Erstellungsprozesses kann eine Vorschau des momentanten Bearbeitungsstatuses angezeigt werden, um das finale Erscheinungsbild eines Antrags zu prüfen. Diese Vorschau kann in ein Dateisystem exportiert werden.
• Anträge "einfrieren": Wenn die Zusammenstellungs- und Bewilligungsphasen vorüber sind, kann eine Zulassung komplett "eingefroren" werden, ist somit für weitere Änderungen gesperrt und kann dann aus OpenText Collaborative Submissions exportiert werden.
• Geschäftsprozesse automatisieren: Prozesse, die Workflows, elektronische Formulare oder elektronische Unterschriften beinhalten, verbessern die Produktivität und stellen Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit sicher. Entwerfen Sie elektronische Formulare und Workflows mit benutzerfreundlichen drag-and-drop Design-Tools. Konvertieren Sie Paperformulare in elektronische Formate und verwenden Sie sie zum Initiieren von Geschäftsprozessen.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Vergeben Sie Zugriffsrechte bedarfsgerecht und rollenbasiert über den gesamten Zulassungs-Lifecycle.
• Verwaltung von Antragskomponenten: Verwalten Sie den kompletten Lifecycle von Teildokumenten, einschließlich z.B. Versionskontrolle, Zugriffsrechte, Signatur oder Auditing.
• Integrierung in Benutzer-Workstations: Arbeiten Sie mit Elementen im Livelink ECM Repository über Menüs oder Drag and Drop vom Windows-Desktop im Online- oder Offline-Modus und verwenden Sie dabei beispielsweise Microsoft Office, Adobe Acrobat, den Windows Explorer oder WebDAV-kompatible Anwendungen.
• Erfassung von externem Content: Collaborative Submissions bildet Schnittstellen zu anderen Opern Text  ECM-basierten Instanzen, bestehenden Dokumentenmanagement-Systemen und Dateiarchiven und gewährt somit Zugriff auf alle für eine Zulassung benötigten Komponenten.
• Records Management Funktion: Reduzieren Sie Risiken durch die Verwaltung des gesamten Lifecycles aller elektronischen und physikalischen Unternehmensinhalte. Erstellen Sie Record Classification Plans, verwalten Sie Aufbewahrungszeiträume, verhängen Sie Sperrvermerke und steuern Sie die Archivierung und Verteilung physikalischer Aufzeichnungen.