OpenText Contract Management

Optimale Unterstützung Ihrer Vertragsprozesse

An der Erstellung eines Vertrags sind meist mehrere Personen beteiligt, die Informationen aus verschiedenen Abteilungen benötigen. Beispielsweise sind Produktion und Marketing verantwortlich für die Produktbeschreibung und die Preisgestaltung. Vertrieb und Distribution kümmern sich um den Kundenservice. Die Logistik liefert das Produkt aus und die Rechtsabteilung stellt den Schutz der Unternehmensinteressen sicher.

Mit OpenText Contract Management arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, Bereichen und Regionen effektiver zusammen. Die Lösung von OpenText unterstützt optimal alle Vertragsprozesse - vom ersten Entwurf, über die Ausführung, mögliche Überarbeitungen bis hin zum Abschluss.

Funktionen

  • Ein zentrales Repository mit Zugangskontrolle: Legen Sie sämtliche Arten von Dokumenten in einem einzigen Archiv ab und verwalten Sie auch Verträge in elektronischer Form, um volle Transparenz Ihrer Geschäftsabläufe zu gewinnen. Schützen Sie sensible Informationen, indem Sie ein Zugriffs-Authorisierungsmodell einführen.
  • Dateimanagement: Dynamische Zuordnung von Templates und Metadaten, Rollen und Genehmigungen auf Basis einer Wizard Technologie. Strukturierte und automatische Speicherung von Transaktionscontent wie beispielsweise von Verträgen und Belegen sowie zugehörigen Informationen in so genannten Transaction Binders und Contract Files.
  • Erfassung von Papierdokumenten: Dokumente werden eingescannt, um ein bestimmtes Format sowie die Vollständigkeit der Unterlagen zu gewährleisten. Barcode Funktionalität ermöglicht automatisierte Erfassung von unterschriebenen Verträgen und die Ablage am richtigen Ort.
  • Wiedervorlage: Mit der Wiedervorlage erfassen Sie auf einen Blick, welche Vorgänge rund um einen abgelegten Vertrag noch ausstehen, z. B. Kündigungen, Lieferungen oder Optionsrechte.
  • Abrufen von Informationen: Suchen über aktiven und archivierten Unternehmenscontent. Hervorheben von Schlüsselwörtern basierend auf Metadaten, XML und Abfragen in natürlicher Sprache. In der Vertragspartner-Datenbank können Informationen über Vertragspartner abgefragt werden.
  • Prozessautomatisierung: Integrieren Sie Qualitätskontrollen in Ihre Vertragserarbeitungs- und -genehmigungsprozesse. Reduzieren Sie Leerlauf-Phasen, beschleunigen Sie Abschlüsse und verbessern Sie Geschäftsabläufe rund um die Bearbeitung von Verträgen, u.a. durch die Einführung von Maßstäben zur Geheimhaltung von Vertragsinformationen.
  • Revisionssicheres Archiv: Stellen Sie sicher, dass Sie Verträge entsprechend der Rechtsprechung aufbewahren: sicher, unveränderbar, komplett, gesetzeskonform und wiederherstellbar sowie integriert mit einer Datenbankunterstützten Suchmöglichkeit.
  • Verteilte Teams: Führen Sie Vertragsparteien in einem kollaborativen ECM-Framework zusammen. Sie erhalten vollständige Transparenz über jede involvierte Person und deren Rolle. Auch externe Parteien können Zugang zu vordefinierten Informationen bekommen.
  • Systemintegration: Nahtlose Integration mit Microsoft Windows/Office Umgebungen. Verträge und Dokumente, die sich im System befinden, können auch mit ERP-Transaktionen verbunden und über die Contract Lifecycle Management Oberfläche angezeigt werden.
  • Clientmanagement: Stellen Sie sich auf die unterschiedlichen Anforderungen Ihrer Abteilungen ein. Richten Sie mehrere, von einander unabhängige Contract Management Clients ein.
  • Auswertungen: Beschleunigen Sie Entscheidungen, indem Sie Ihre Verträge analysieren und die Ergebnisse in Excel-Sheets exportieren, beispielsweise zum Vertragsvolumen, den Fristen, etc.
  • Virtuelle Ordner: Ermöglichen Sie einen multi-dimensionalen, dynamischen Zugang zu Verträgen mit flexible konfigurierbaren Sichten auf Information - beispielsweise Verträge nach Vertragspartner, Region, etc. geordnet