OpenText Document Management

Elektronische Dokumente effektiv erfassen, verwalten und weiterleiten

OpenText Document Management ist eine Dokumenten Management-Lösung, die den gesamten Lebenszyklus elektronischer Dokumente unterstützt. Sie erfasst, organisiert und kontrolliert alle Arten von Dokumenten in einem zentralen Repository.  

• Implementieren auch Sie Good Governance-Praktiken und reduzieren Sie Compliance-Risiken.
• Verbessern Sie die Produktivität der Mitarbeiter durch einen schnellen Zugriff auf Informationen
• Steigern Sie den Return on Investment (ROI) durch höhere Produktivität sowie niedrige Implementations- und Ownership-Kosten
• Steigern Sie dadurch den Return on Investment (ROI)
• Nutzen Sie Investitionen in andere Technologien

Funktionen

• Elektronische Dokumente organisieren und gemeinsam nutzen: Document Management verwaltet jeden Typ von elektronischen Dokumenten in jedem Dateiformat. Sie können elektronische Dokumente in Ordner-Hierarchien und Compound Documents organisieren - in drei Typen von Arbeitsbereichen entsprechend Ihren Anforderungen: Unternehmensarbeitsbereiche, Projektarbeitsbereiche und persönliche Arbeitsbereiche.
• Individuelle Metadaten für Dokumente: Mit Document Management können Sie Dokumenten zusätzliche Informationen zuordnen - so genannte Metadaten. Metadaten werden indiziert und können für das Abrufen der Dokumente und für die Erstellung von Berichten auf Basis individueller Kriterien genutzt werden. Jeder Teil einer Metadaten-Information ist ein Attribut. Eine Gruppe von Attributen kann in einer Kategorie zusammengefasst werden.
• Dokumente nach taxonomischen Hierarchien klassifizieren: Mehrere taxonomische Klassifizierungen können Dokumenten an ihrem ursprünglichen Speicherort zugeordnet werden. Sie können Dokumente im Dokumenten-Repository somit entsprechend der Taxonomien durchblättern und suchen - unabhängig von der Ordnerstruktur und ohne mehrere Kopien von Dokumenten erstellen zu müssen.
• Dokumente bewerten: Mit Document Management können Sie ein Dokument bewerten und eine Kritik schreiben, die mit dem Dokument abgelegt wird und für andere einsehbar ist. Anwender können eine Liste mit den am besten bewerteten Dokumenten erhalten. Die Lösung zeigt aber auch die aktuellsten und am häufigsten genutzten Dokumente auf.
• Prozesse automatisieren: Mit dem grafischen Workflow Designer automatisieren Sie Dokumentenmanagement-Prozesse - beispielsweise Anforderungen zum Verändern, Überarbeiten und Freigeben eines Dokuments. So gewährleisten Sie die genaue und konsistente Durchführung dieser Aufgaben. Dabei können Sie Prozesse individuell nach Ihren eigenen oder rechtlichen Anforderungen gestalten.
• Mit vertrauten Authoring-Werkzeugen arbeiten: Nutzen Sie weiterhin Ihre vertrauten Anwendungen wie Lotus Mail, Microsoft Word, Excel, PowerPoint oder Outlook und öffnen sowie speichern Sie Dokumente direkt im Repository. Mit dem Windows Explorer verschieben Sie Dokumente per Drag & Drop zwischen dem Desktop und dem Repository. Zudem unterstützt Document Management das WebDAV Protokoll. Aus einer WebDAV-konformen Desktop-Anwendung erstellen Sie somit direkt eine Verbindung zum Repository.
• Dokumente per E-Mail verschicken: Ordnern im Repository können Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse vergeben. Anwender können E-Mail-Anhänge somit direkt an einen bestimmten Ordner schicken. Jedes Dokument im Repository hat eine E-Mail-Funktion. Der Link auf ein Dokument oder das Dokument selbst kann also an einen beliebigen Empfänger gesendet werden.
• Granulare Berechtigungen: Mit Document Management verfügen Sie über neun Berechtigungsstufen für Dokumente oder Ordner. So können Sie den Zugriff für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien individuell gestalten. Beispielsweise könnten Sie einigen Benutzer keine Zugriffsrechte für ein bestimmtes Dokument gewähren. Andere dürften es nur einsehen. Wieder andere Anwender dürften das Dokument bearbeiten und sogar löschen.
• Umfassendes Protokollieren: Nutzen Sie die umfassenden Protokollfunktionen von Document Management. Dokumentieren Sie Datum, Zeit und Person für jedes Ereignis auf einem Dokument - beispielsweise Erstellen, Umbenennen, Reservieren und Freigeben, Hinzufügen und Löschen von Versionen, Einsehen, usw.
• Ausgefeilte Suchfunktionen: Die Weboberfläche von Document Management enthält einen einfachen Suchbalken auf jeder Seite. Nutzen Sie etwa Volltextsuche oder Suchen in natürlicher Sprache in einem Ordner oder über das gesamte Repository hinweg. Die Lösung bietet auch Formulare für Suchanfragen mit System- und individuellen Metadaten, taxonomische Klassifikationen, Boolesche Operatoren und Modifikatoren wie Soundex sowie einen Thesaurus. Die Ergebnisseiten bieten Ergebnis-Ranking, automatische Zusammenfassungen, Gruppierung von Ergebnisthemen, Hervorhebung von Treffern und "Finde verwandte Begriffe". Benutzer können Abfragen, Ergebnis-Snapshots und Vorlagen für Mehrfachabfragen speichern.
• Dokumentenversionen kontrollieren und verwalten: Kontrollieren Sie Dokumentenversionen. Verhindern Sie das Überschreiben von Dokumenten. Nutzen Sie die Check-In-/Check-Out-Funktionen von Document Management. Verwendet ein Anwender Check-Out, kann das Dokument zwar von anderen Benutzern eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Anwender können zudem die vollständige Historie eines Dokuments und den Content vorheriger Versionen einsehen.
• Verwendungsberichte erstellen: Document Management bietet vordefinierte Berichte - wie Listen der größten Dokumente oder aller Unterlagen, die einem bestimmten Anwender gehören. Zusätzlich stellt die Lösung von OpenText Werkzeuge für die Erstellung individueller Berichte bereit.
• Compound Documents verwalten: Verwenden Sie die Compound Document Container, um Dokumente zu verwalten, die aus mehreren Dokumenten-Dateien bestehen. Erstellen Sie Unterordner oder verschachtelte Compound Documents. Sie können wichtige und kleinere Versionen erstellen sowie Links, welche direkt zu einer bestimmten Version oder Ausgabe zeigen.
  
  

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