OpenText Records Management

Umfassendes Lifecycle Management für alle Informationen und Aufzeichnungen

OpenText Records Management ergänzt Ihre OpenText-Systeme um Records Management. Mit der Lösung verwalten Sie den vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten - und weiten Records Management-Aktivitäten auf das gesamte Unternehmen aus.

Egal, ob Dokumente elektronisch oder in Papierform vorliegen: Mit Records Management legt jeder im Unternehmen unternehmenskritische Unterlagen nach organisatorischen Richtlinien ab. So erfüllen Sie Compliance-Richtlinien und reduzieren Risiken in Zusammenhang mit Revisionen und Gerichtsverfahren.

Mit OpenText Records Management nutzen Mitarbeiter Informationen effektiver aus: Über jeden beliebigen Web-Browser sehen sie per Mausklick unternehmenskritische Unterlagen aus verschiedenen Datenquellen. Auch die zeitraubende Suche nach den richtigen Daten hat ein Ende. Denn mit ausgefeilten Suchfunktionen erhalten Mitarbeiter sofort die richtigen Informationen. So optimieren Sie die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Vorteile

  • Vorschriften einhalten
  • Risiken minimieren
  • Produktivität steigern
  • Integrität sicherstellen
  • Benutzerakzeptanz erhöhen
  • Inbetriebnahmekosten senken
  • System skalieren

Funktionen

  • Durch Metadaten optimierte Suchfunktion: Die Suchfunktion wird durch das Zuweisen klassifizierender Metadaten durch die Records Manager verbessert. Die Metadaten sind indiziert und helfen so, Dokumente anhand spezifizierter Kriterien leichter aufzufinden.
  • Synchronisierte Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten durch Klassifizierung: Direkt bei der Klassifizierung einer Aufzeichnung werden die entsprechenden Aufbewahrungsregeln zugewiesen.
  • Verwaltung physikalischer Objekte: Records Management beinhaltet das Physical Objects Modul, mit dem die Verwaltung physikalischer Objekte, wie z.B. Papierdokumente, Büromaterialien, etc., durch Hinzufügen eines entsprechenden graphischen Objektes ermöglicht wird. XML-basierte Farb-Labels und Barcodes auf z.B. Ordnern, Boxen oder Regalen können ebenfalls direkt aus der Records Management Oberfläche verwendet werden.
  • Periodische Revision: Ermöglicht die periodische Revision wichtiger Aufzeichnungen, um die adäquate Klassifizierung und Löschung sicherzustellen.
  • Zugriffskontrolle auf allen Ebenen: Stellt Zugangskontroll-Listen für alle Records Management Objekte bereit und gestattet die globale Anpassung von Sicherheitseinstellungen.
  • Umfassende Records Series Identifier (RSI) Funktionalität: Records Management ermöglicht die Schaffung und Vergabe von eindeutigen Identifikatoren.