OpenText Regulated Documents

Dokumente in ihrem gesamten Lebenszyklus verwalten - und Compliance-Auflagen erfüllen

Unternehmen aus den Bereichen Pharmazie und Biowissenschaften, die Fertigungssbranche, Finanzdienstleister, Energieversorger und die öffentliche Verwaltung unterliegen strengen Vorschriften und Richtlinien. Diese schreiben vor, wann und wie elektronische Dokumente verfasst, aktualisiert, bewilligt, veröffentlicht und archiviert werden. Unternehmen müssen ihre Dokumentenmanagement-Prozesse auf diese Vorschriften auslegen. Nur so umgehen sie Risiken und sichern sich Wettbewerbsvorteile.

Mit OpenText Regulated Documents verwalten Sie wichtiger Dokumente sicher in ihrem gesamten Lebenszyklus - in Übereinstimmung mit bestehenden Vorschriften und Richtlinien.

Funktionen

• Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten: OpenText Regulated Documents unterstützt alle Phasen des Lebenszykluses: Verfassen, Prüfen, Bewilligen, Freigabe, Änderungen und Archivierung.
• Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen: Regulated Documents erfüllt die Anforderungen der Good Practices Regulations sowie 21 CFR Part 11 der U.S. Food and Drug Administration (FDA) und viele andere Vorschriften.
• Elektronische Signatur für Formulare und Workflows: Fügen Sie Formularen und Workflows elektronische Signaturen hinzu und ermöglichen Sie so eine einwandfreie Authentifizierung.
• Archivierung in einem leistungsfähigen, hochskalierbaren Repository: Das Repository von Regulated Documents verwaltet bis zu Millionen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten - einschließlich Textdokumente, Spreadsheets und Graphiken.
• Neun verschiedene Zugriffsebenen: Einem Dokument können neun verschiedene Zugriffsebenen zugewiesen werden, die rollenbasierten, kontrollierten Zugriff gewähren. Die unterschiedlichen Ebenen können z.B. umfassen: Dokument einsehen, Dokument ändern, Dokument löschen, etc.
• Automatische Dokumenten-Nummerierung: Die Dokumente können automatisch je nach Art nummeriert werden.
• Versionskontrolle: Die integrierte Versionskontrolle von OpenText Regulated Documents gewährleistet, dass nicht mehrere Anwender gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen; über den Dokumentenverlauf kann auf vorherige Versionen zugegriffen werden. Protokolle verschaffen einen Überblick darüber, wer wann welches Dokument wie bearbeitet hat.
• Umfassende Metadaten-Funktionen und taxonomische Klassifikationen: Regulated Documents bietet umfangreiche Metadaten-Funktionen, die anpassbare Kategorien und Attribute beinhalten (mit Beispielen). Außerdem unterstützt OpenText Regulated Documents das Hinzufügen taxonomischer Klassifikationen zu Dokumenten (ebenfalls mit Beispielen).
• Umfangreiche Collaboration-Funktionen: OpenText Regulated Documents verfügt über umfangreiche synchrone und asynchrone Collaboration-Funktionen zur Unterstützung gemeinschaftlicher Autoren- und Revisionsprozesse.
• Integration mit Desktop-Tools: Dmit den Desktop Integration Funktionen können die Autoren und Revisoren von Dokumenten eine direkte Verbindung von Microsoft Word oder Adobe Acrobat zum Repository von OpenText Regulated Documents erstellen, um neue Dokumente abzuspeichern oder Änderungsanfragen zu überprüfen. Dokumentenprüfungen durch mehrere Revisoren werden mit Regulated Documents gemeinschaftlich vorgenommen. Mehrere Teilnehmer können Ihre Kommentare gleichzeitig in unterschiedlichen Ebenen eingeben.
• Beispiel-Datenbank und Standard-Arbeitsanweisungen: OpenText Regulated Documents enthält beispielhaften Content, um einen vorgegebenen Rahmen zur regelkonformen Dokumentenverwaltung bereitzustellen.
• Steuerung von Archivierung und Löschung: Der Lebenszyklus eines Dokuments endet mit seiner Deaktivierung und gegebenenfalls Löschung. Regulated Documents hilft bei der Steuerung dieser Prozesse. Records Manager können inaktive Dokumente im Repository abfragen und in den Archivierungsstatus versetzen.
• Gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Mitarbeiter: Mehrere Benutzer können gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne die Kommentare eines anderen zu überschreiben oder das Originaldokument zu verändern. Alle Kommentare werden unabhängig voneinander gespeichert und können in der Folge dann vom Autor oder Eigentümer des Originaldokuments angenommen oder abgelehnt werden.