Basel II Portfolio Management

Banken und Versicherungen stehen vor großen Herausforderungen, was die Einhaltung von neuen Vorschriften anbelangt. Um nur einige Beispiele zu nennen: Basel II, International Financial Reporting Standards (vor allem IAS 39), Sarbanes-Oxley (SOX) oder Anti-Geldwäsche-Gesetze.

Die Erfüllung dieser Regularien bringt in der Regel eine Flut von Dokumenten und Spreadsheets mit sich - und demenstprechend hohe Kosten, die jedes Jahr erneut anfallen. Eine permanente diesbezügliche Langzeitlösung zum Content Management muss auf einem unternehmensweiten, kollaborativen und koordinierten System basieren. Open Text Internal Controls basiert auf unserer praxiserprobten Livelink ECM Grundlage, die den Unternehmen gestattet, den Prozess zur Schaffung, Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen zu definieren, zu sichern, zu steuern und zu automatisieren.

• Solution Adaptations: Internal Controls

SEC 17a-4 und NASD 400 Compliance

Livelink ECM - Email Monitoring (für Microsoft Exchange oder Lotus Notes) ist eine zuverlässige Lösung zum Archivieren und Wiederauffinden aller Mail-Nachrichten eines Benutzers. Sie stellt sicher, dass in Ihrem Unternehmen jegliche elektronische Kommunikation spezieller User oder Gruppen vollständig archiviert wird und somit nachprüfbar ist.

Die Finanzdienstleistungsbranche gilt beispielsweise als hochreguliert - und das Erfassen sämtlicher elektronischer Nachrichten (genannt "Journaling") ermöglicht hier die Einhaltung wichtiger Compliance-Richtlinien.

Mit unserer Lösung:

• Machen Sie Compliance zu einem transparenten Teil Ihrer Unternehmenskommunikation

• Garantieren sie die Sicherheit archivierter Nachrichten

• Unterstützen sie aufsichtsrechtliche und gesetzliche Prüfverfahren

• Erfüllen Sie globale Compliance-Richtlinien

• Erweitern Sie Ihre Lösung um zusätzliche Überwachungsfunktionen

• Angepasste Lösungen: Email Archiving for Microsoft Exchange, Email Archiving for Lotus Notes

Employee Accreditations

Unsere Lösungen helfen Unternehmen bei den zahlreichen Herausforderungen, die die Einhaltung rechtlicher Vorschriften mit sich bringt. Gerade international ausgerichtete Organisationen treffen u.a. auf Sarbanes-Oxley und Basel II. Deshalb wird es für sie immer wichtiger, dass alle Mitarbeiter genauestens informiert und ausgebildet sind, um Fehler zu vermeiden, die zu Rechtsstreitigkeiten führen können und Unternehmen in der Vergangenheit bereits viel Geld gekostet haben.

Bei Compliance-Initiativen ist es wichtig, dass:

• Den Mitarbeitern Kurse und Produkt- und Unternehmensinformationen gezielt und rechtzeitig zur Verfügung stehen

• Tests, Umfragen oder Fragebögen effizient verteilt werden

• Der Fortschritt der Mitarbeiter automatisch nachverfolgt wird, wodurch die Effizienz von Kursangeboten und die Leistungen der Teilnehmer genau analysiert werden kann

• Tests und Fragebögen in einer Reihe von Formaten erstellt werden können

• Multimedia-Formate wie HTML, Word, PDF, Flash, etc. verwendet werden können

• Die Mitarbeiter anforderungsgemäß geschult werden

• Angepasste Lösungen: Livelink ECM - Accreditations Server, Livelink ECM - Eloquent Media Server

Records Management

Viele Firmen haben aufgrund gesetzlicher Vorgaben bereits Systeme zur Aufbewahrung ihrer Dokumente in Übereinstimmung mit den Richtlinien etabliert und Lösungen implementiert, die den Dokumenten Klassifikationen zur Erfüllung der Richtlinien zuweisen. Was aber passiert, wenn diese Lösungen plötzlich auch auf bisher isolierte Systeme angewendet werden müssen. Hierbei ergeben sich vielfältige Probleme: der Prozess ist kostspielig und technisch und logistisch kompliziert. Die Budgets allerdings sind begrenzt.

Eine grundlegende Herausforderung für die Compliance Abteilungen und Records Manager ist die Definition der Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der unwiderruflichen Löschung der Dokumente nach Ablauf. Folglich muss ganz genau definiert werden auf welche Dokumente welche Vorgehensweise angewendet wird.

Die Records Management Lösungen von Open Text ermöglichen dem Records Manager das Erstellen eines File Plans, der die Klassifikation von Dokumenten festlegt. Diese Klassifizierung beinhaltet in der Regel den Dokumententyp, z.B. HR, oder eine sonstige Kategorie die von neuen Richtlinien betroffen ist.

Das Unternehmen legt dann so genannte Record Series Identifiers (RSI) fest, welche bestimmen, wie lange eine Aufzeichnung zu speichern ist und was nach Ablauf dieser Frist zu geschehen hat: Löschung, Archivierung oder weitere Aufbewahrungsmaßnahmen. Im Laufe dieses Prozesses wird jeder Klassifikation ein RSI Plan zugewiesen, der sicherstellt, dass die gesetzlichen Bestimmungen bei der Klassifikation jeder einzelnen Aufzeichnung eingehalten werden. Die Aufzeichnungsklassifizierung kann sowohl automatisch als auch interaktiv stattfinden.

Die Herausforderungen an ein effektives Records Management werden noch erschwert durch die Vielzahl an Einzelbestimmungen, die alle Abläufe weiter verkomplizieren. So könnte beispielsweise verlangt sein, dass steuerlich relevante Dokumente oder Genehmigungen auf einmalbeschreibbaren Datenträgern gespeichert werden, während Aufzeichnungen die den Zahlungsverkehr betreffen auf wiederbeschreibbaren Datenträgern abgelegt werden sollen.

Mit unseren Records Management Lösungen können Sie nicht nur die Aufbewahrungsfristen Ihrer Aufzeichnungen zentral steuern, sondern auch die Datenquelle und die Migration zwischen verschiedenen Datenträgern.

Ein weiterer Punkt im Falle eines Verfahrens vor dem Prüfungsausschuss ist die Tatsache, dass nur auf relevante Daten zugegriffen werden sollte. Sensible Daten, die nicht für das Verfahren von Belang sind, sollten nicht an die Öffentlichkeit gelangen.

Die Open Text Lösungen bieten die Möglichkeit Suchanfragen durch ausgewähltes Personal einfach und unkompliziert durchführen zu lassen, um dann zu klassifizieren, welche Aufzeichnungen von Belang für den Ausschuss sind und welche nicht.

Unsere Lösungen entsprechen außerdem den offiziellen Bestimmung des US Verteidigungsministeriums bezüglich elektronischem Records Management, DOD 5015.2, einschließlich Abschnitt 4. Auf diese Weise können global tätige Unternehmen, insbesondere Aktiengesellschaften, sicher sein, dass sie die wichtigsten Records Management Standards einhalten.

Außerdem lassen sich unsere Lösungen auch an andere Standards kundenspezifisch anpassen, so z.B. SEC 17a)-4, NASD 3010/3110 oder NYSE 400.

Zusätzlich zu DOD und SEC bieten wir auch die Anpassung an die Richtlinien von PRO und TNA in den UK, PIPEDA in Kanada, und viele mehr.

• Angepasste Lösungen: Records Management

Sarbanes-Oxley

Open Text Internal Controls hilft den Unternehmen dabei, nachweisen zu können, dass Vorgehensweisen, Prozesse und Richtlinien regelkonform umgesetzt und mögliche Geschäftsrisiken aktiv verwieden wurden. Speziell auf die Erfüllung der Sektionen 404 und 302 des Sarbanes-Oxley Acts und ähnlicher Vorschriften wurde besonderer Wert gelegt. Mit unserer Lösung:

• Schaffen Sie ein beständiges Governance-Framework:
  Ermöglichen Sie die vollständige, unabhängige Dokumentation Ihrer Internal Controls Hierarchie und Ihrer einzelnen Geschäftseinheiten und stellen Sie durch diese flexible Herangehensweise sicher, dass Ihr System sich in Übereinstimmung mit Ihren Geschäftsaktivitäten weiterentwickeln und verändern kann.

• Überprüfen Sie Ihre betriebliche Steuerung:
  Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse, Accounts und Kontrollmaßnahmen ausreichend dokumentiert und überprüft wurden.

• Beseitigen Sie Mängel effizient:
  Steuern Sie den gesamten Prozess der Mängelbeseitigung, von der Entdeckung eines Missstandes bis zu dessen Beseitigung.

• Überwachen Sie Fortschritte in jeder Phase:
  Seien Sie jederzeit über Fortschritte informiert durch umfassendes Reporting und Auditing Ihrer Kontrollaktivitäten- und Instanzen.

• Profitieren Sie von der bewährten Livelink ECM-Basis:
  Beschleunigen Sie SOX Compliance durch Nutzung unseres Livelink ECM Systems, das Workflow- und Prozess-Automatisierung, Notifications, Metadaten-Konfiguration, Versionskontrolle, Audit Trails und Zugriffsrechtskontrolle beinhaltet.

• Angepasste Lösungen: Internal Controls