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UKOpen Text Transmittal Management
Collaboration und Content-Kontrolle bei Großprojekten
Vorteile
Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gruppen und Organisationen erweitern
Produktivität steigern mit schneller Verarbeitung von Transmittals
Risiken reduzieren mit transparenten Prozessen, Berichten und Protokollen
Informationen mit anderen Systemen konsolidieren
Projekte für die Planung, Konstruktion, Beschaffung und den Betrieb großer Gebäude, Anlagen, Einrichtungen und Infrastrukturen sind komplex und reguliert. Ohne eine korrekte Verwaltung schießen die Kosten für eine rechtzeitige und compliant-konforme Auslieferung in die Höhe.
Der effektive Ideenaustausch ist dabei von zentraler Bedeutung. Transmittals werden daher verwendet, um Zeichnungen, Spezifikationen und andere Informationen zu einer Anlage zu übermitteln. Ein Transmittal ist zudem ein offizieller Business Record, welcher die Basis für viele vertragliche Entscheidungen und Ergebnisse bildet. Manchmal bestimmt er sogar die Leistungspflichten.
Ohne die Möglichkeit, den Austausch von Transmittals zu kontrollieren und zu prüfen, können Projekte blockiert werden. Risiken können eskalieren, wenn sich die Parteien nicht einig sind, wer welche Version eines Dokuments verschickt hat, was freigegeben wurde und welche Drittanbieter in den Prozess involviert wurden.
Open Text Transmittal Management standardisiert und sichert den vollständigen und transparenten Lebenszyklus für die Transmittals eines Großprojekts - von der Erstellung, über die Überarbeitung bis hin zur regelkonformen Aufbewahrung und zur Buchprüfung. Die Prozessautomatisierung der Lösung lässt sich für verschiedene Anforderungen optimieren. So steigern Sie Produktivität und Kosten. Die integrierte Suche und das benutzerfreundliche Reporting bieten zudem weitere Transparenz.
Funktionen
Einige wichtige Funktionen von Open Text Transmittal Management:
Die konfigurierbare Prozessautomatisierung reduziert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen, welches normalerweise mit manuellen Prozessen verknüpft ist.
Mehrere Transmittalprozesse können für verschiedene Projekte und Zwecke eingerichtet werden
Schnelle Erstellung neuer Transmittal mit einem dreistufigen Wizard, Fortschritte lassen sich auf jeder Stufe speichern
Transmittal-Aktivitäten lassen sich automatisch erfassen für Reporting, Buchprüfungen und Konfliktlösungen
Eingänge und Antworten werden mit den Originaldokumenten und Transmittals sicher verwaltet
Flexible Optionen für Auslieferungen enthalten Aufgaben, Workflows, E-Mails, gezippte Dateien, FTP-Seiten und sichere externe Collaboration-Seiten
Unterstützt Projekte im Unternehmen mit robuster Skalierbarkeit.
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