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Open Text Email Monitoring for Lotus Notes

Verwalten Sie zuverlässig den Lebenszyklus elektronischer Nachrichten und halten Sie rechtliche Vorschriften einfacher ein

Open Text Email Monitoring for Lotus Notes ist eine zuverlässige Lösung zum Archivieren und Wiederauffinden aller Mail-Nachrichten eines Benutzers. Sie stellt sicher, dass in Ihrem Unternehmen jegliche elektronische Kommunikation spezieller Benutzer oder Gruppen vollständig archiviert wird und somit nachprüfbar ist.

Die Finanzdienstleistungsbranche beispielsweise ist hochreguliert - und das Erfassen sämtlicher elektronischer Nachrichten mit Email Monitoring for Lotus Notes ermöglicht hier die Einhaltung wichtiger Compliance-Richtlinien.

Klicken Sie eine der Funktionen an und erfahren Sie mehr über Open Text Email Monitoring for Lotus Notes:

• Verwalten Sie die Aufbewahrungsfristen von E-Mails durch Klassifizierung

  Email Monitoring for Lotus Notes erlaubt die strukturierte Aufbewahrung und Löschung aller Mail-Nachrichten und überlässt Ihnen die Entscheidung über die Länge dieser Aufbewahrungsfristen.
  Außerdem extrahiert die automatische Klassifizierungsfunktion relevante Metadaten aus E-Mail-Inhalten (z.B. nach Priorität oder Datum) und weist die entsprechenden Aufbewahrungskriterien zu. Nach Ablauf der zugewiesenen Frist, löscht Email Monitoring for Lotus Notes die betreffenden Nachrichten.

• Bestimmen Sie, wie Informationen aufbewahrt werden

  Gesetzliche Vorschriften bestimmen häufig nicht nur, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden müssen, sondern auch wie sie aufbewahrt werden müssen. So schreibt SEC 17 a-4 beispielsweise nicht nur vor, dass die Korrespondenz von Aktien-Brokern drei Jahre lang aufbewahrt werden muss, sondern auch, dass dies auf einem nicht-wiederbeschreibbaren Speichermedium stattzufinden hat. Mit Email Monitoring for Lotus Notes gewährleisten Sie, dass E-Mails automatisch entsprechend der Compliance-Richtlinien aufbewahrt werden.

• Überwachen Sie, wer wann welche E-Mails eingesehen hat

  Email Monitoring for Lotus Notes bietet vollständige Audit Trails zur Nachverfolgung von Aktivitäten in Bezug auf archivierte Mail-Dokumente. So lassen sich ganz einfach sämtliche Detailinformationen zu einer Mail anzeigen: wer hat die E-Mail eingesehen, wer hat sie geändert, was wurde geändert, etc.

• Nutzen Sie die Livelink ECM Suchfunktion zum Auffinden von Mails

  Das erweiterte Suchformular ermöglicht Administratoren, Prüfern und Auditoren, komplexe Anfragen zu stellen. Die Suche in spezifischen und System-Metadaten, Boolesche Operatoren, Thesaurus, Trefferlisten, gespeicherte Suchen, Suchvorlagen, etc. stellen einen schnellen und komfortablen Zugriff auf Archiv-Inhalte sicher, die dann mit nur einem Mausklick dargestellt werden können.

• Erweitern Sie Ihre Lösung um zusätzliche Überwachunfsfunktionen

  Extrahieren Sie ein beliebiges Muster archivierter E-Mail-Inhalte und leiten Sie es automatisch an eine interne Prüfungsinstanz weiter. Dort kann dann die Übereinstimmung mit internen und externen Vorschriften überprüft werden.

• Keine Client-Installation erforderlich

  Da keine Client-Installation erforderlich ist, spielt auch die Anzahl der Benutzer hinsichtlich der Bereitstellungszeit eine untergeordnete Rolle. Außerdem wird der Benutzer nicht in seiner gewohnten Arbeitsroutine beeinträchtigt. Dadurch ist die Benutzerakzeptanz sehr hoch.

Schicken Sie uns eine E-Mail | Oder rufen Sie uns an unter 49.(0)89.4629.0