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Amtsgericht Hagen

Bürgernähe und Produktivität: OpenText digitalisiert Mahnverfahren in Deutschland

Bereits 1996 initiierte die zentrale Koordinierungsstelle der deutschen Mahngerichte die vollständige Digitalisierung sämtlicher zu einem Mahnverfahren gehörender Belege. Damit sollte zum einen mehr Bürgernähe erreicht und zum anderen die Produktivität in den Mahnverfahren erhöht werden. Die eigentliche Herausforderung war dabei nicht die Menge der Belege. (Trotz ständig zunehmendem elektronischen Datenaustausch müssen bundesweit aktuell rund 12.000 Antragsbelege in Papierform pro Tag bearbeitet werden, was etwa 9 Millionen erfasste Seiten pro Jahr ausmacht.) Vielmehr musste eine Lösung gefunden werden, die mit den verschiedenfarbigen amtlichen Formularen weitgehend fehlerfrei umgehen konnte.

„Die Infrastruktur ist in der Tat so flexibel, dass wir die Effizienz unserer elektronischen Erfassungsprozesse trotz der ständigen Veränderungen steigern konnten. Seit der Einführung der OpenText-Lösung hat sich die Produktivität in diesem Bereich verdoppelt

Uwe Salten, bundesweiter Projektleiter der digitalen Erfassung der Mahnbelege und am Amtsgericht Hagen in Nordrhein-Westfalen angesiedelt

Challenge

  • Mehr Bürgernähe durch Dienstleistungsorientierung und schnellere Mahnverfahren
  • Formularfarben machen digitale Erfassung fehleranfällig
  • Digitale Erfassung muss mit Workflow-Steuerung kombiniert werden
  • Ständige gesetzliche Änderungen erfordern flexibles Softwaresystem

Product(s)

Value

  • Sämtliche Mahnbelege werden elektronisch und dadurch schneller verarbeitet
  • Fehlerquote bei maschineller Ersterfassung der Mahnbelege liegt deutlich unter einem Prozent
  • Workflowsteuerung ermöglicht zügigere manuelle Prüfung und Nachbearbeitung
  • Prozessproduktivität verdoppelt sich

About Amtsgericht Hagen

Mehr Dienstleistung bei gleichzeitig permanentem Kostendruck – diese Herausforderungen gelten nicht nur für die Privatwirtschaft, sondern auch für die öffentliche Verwaltung. Wer Forderungen bei einem Mahngericht geltend macht, hat meistens schon etliche und zeitraubende Versuche einer gütlichen Einigung hinter sich. Da sind die Erwartungen an ein möglichst schnelles Mahnverfahren groß. Auf der anderen Seite kann der Staat seinen Personalbestand nicht beliebig erhöhen. Hinzu kommt eine komplexe Verfahrensorganisation, da Mahngerichte Ländersache sind. Die Antragsteller – Bürger, Unternehmen, Anwälte – wenden sich dazu an das für ihren Wohn- bzw. Firmensitz zuständige zentrale Mahngericht, in Bayern z.B. an das Amtsgericht Coburg und in Schleswig-Holstein an das Amtsgericht in Schleswig. Eine länderübergreifende zentrale Stelle beim Justizministerium des Landes Baden-Württemberg koordiniert die Abläufe in den verschiedenen Landesbehörden und sorgt so für einen bundeseinheitlichen Standard. Die jährlich stattfindenden Fachkreistreffen loten zudem jegliche Optimierungsmöglichkeiten hinsichtlich Abläufe und unterstützende Infrastrukturen einschließlich Software aus.