Document Capture Services
Erfassen Sie physische Aufzeichnungen digital, um Kundendaten für die Zukunft zu bewahren
Document Capture Services im Überblick
Document Capture Services (DCS) bieten das Scannen von Dokumenten auf Papier und Mikrofilm/Mikrofiche in einer sicheren Umgebung an. Auf diese Weise wird eine lückenlose Nachweiskette von der Erfassung bis zur Vernichtung oder Rückgabe der Dokumente gewährleistet. Mit Hilfe von High-Speed-Produktionsscannern und OpenText™ Intelligent Capture erfasst DCS Papier von kleinen Kartenformaten bis hin zu großen technischen Zeichnungen digital und extrahiert dabei den Dokumenteninhalt und die entsprechenden Metadaten. Backfile-Konvertierungen und Day Forward Mailroom Services werden sowohl vor Ort als auch extern angeboten. DCS unterstützt staatliche Stellen und Unternehmen aus Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, dem Bildungswesen und der Versicherungswirtschaft.
Vorteile von Document Capture Services
-
Reduzieren Sie Ihre Archivierungskosten
Mit der Konvertierung von Papier und Mikrofilmen können Sie den Kostendruck verringern, indem Sie die Archivierungskapazitäten erheblich reduzieren und die Betriebskosten senken.
-
Direktzugriff und Durchsuchbarkeit von Dokumenten
Profitieren Sie von elektronischen Aufzeichnungen mit Volltextsuche des Dokumenteninhalts mit direktem Self-Service-Zugriff zu jeder Tageszeit und von überall aus.
-
Erhalten Sie Wissen
Verhindern Sie den Verlust von Daten auf Papier und Mikrofilm durch Alterung, Säureschäden, Feuer, Wasser, Schimmel und Insektenbefall durch das Scannen von Dokumenten.
-
Stellen Sie Records Management und die Einhaltung von Vorschriften sicher
Vermeiden Sie eventuelle Probleme bei der Einhaltung rechtlicher und behördlicher Vorschriften, indem Sie Aufzeichnungen digital erfassen. So stellen Sie die Verfügbarkeit sicher, auch wenn Papierdokumente verloren gehen, zerstört oder falsch abgelegt werden.
Angebotene Services
OpenText Document Capture Services bietet einen mehrstufigen Prozess zur Qualitätssicherung, der sowohl die Bildqualität als auch die Integrität des Metadaten-Indexes verbessert.
-
Backfile-Konvertierung
Konvertiert große Mengen an Altdateien und Dokumenten in nutzbare Informationen, auf die sofort zugegriffen werden kann und die in unternehmenskritischen Anwendungen zum Einsatz kommen können.
-
Electronic mailroom services
Erfasst Informationen aus papierbasierten und elektronischen Formaten und klassifiziert sie in „Falldateien“ entsprechend ihrem Format, ihrem Content und den individuellen Geschäftsregeln eines Unternehmens.
-
Konvertieren von Mikrofilm und Mikrofiche
Überführt ältere Daten und Dokumente in ein gehostetes Archivierungssystem für die langfristige Speicherung. Dadurch entfallen die Kosten für die Aufbewahrung vor Ort und die Einhaltung von Records Management-Vorschriften wird sichergestellt.