Information Security und Datenschutz

Nur durch eine zuverlässige Enterprise Information Management-Strategie und mehrstufige, ausgefeilte Sicherheitsverfahren können Sie Ihr Unternehmen und Ihre Daten schützen.

Information security ist die Vorgehensweise, Informationen in allen Formen vor unautorisiertem Zugriff, Nutzung, Untersuchung, Veröffentlichung, Änderung, Kopieren, Verschieben oder Löschen zu schützen. Es gibt zahlreiche weltweite und branchenspezifische Standards und Vorschriften, die den Unternehmen Maßnahmen zur Informationssicherheit vorschreiben.

Information privacy oder Datenschutz ist das Verhältnis zwischen der Erfassung und Verbreitung von Daten und der Erwartungshaltung der Öffentlichkeit an Compliance und Datenschutz. Der Schutz personenbezogener Daten ist das Ziel. Dabei handelt es sich um Personendaten wie Kontaktinformationen, Gesundheits-, Finanz- und Familiendaten. Diese Personen können Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und andere Interessengruppen sein. Der Datenschutz kann unter rechtlichen, regulatorischen, politischen und technologischen Aspekten betrachtet werden.

In der AIIM-Umfrage und dem Whitepaper AIIM survey and whitepaper - Managing Governance, Risk and Compliance with ECM and BPM, May 2015, wurden Informationssicherheit und Datenschutz als die beiden wichtigsten Risikoaspekte genannt.

Enterprise Information Management ist eines der wichtigsten Instrumente zur Erreichung der Compliance-Ziele und sollte im Mittelpunkt Ihrer Datenschutzstrategie stehen.

Die Sicherung von Datenbeständen innerhalb eines Unternehmens erfordert eine umfassende Vorgehensweise, die beide Datenzustände berücksichtigt: (1) Content im Archiv und (2) während der Übertragung oder während der Verarbeitung in Geschäftsprozessen.

Content im Archiv sichern

Bevor Sie Content im Archiv speichern, müssen Sie festlegen, wo sich vertrauliche Daten befinden können: in Ihrem Content Management-System sowie in Fileservern und persönlichen Speicherverzeichnissen im gesamten Unternehmen. Sobald die vertraulichen Daten identifiziert wurden, können sie mit den zentralen Funktionen von Enterprise Information Management-Lösungen geschützt werden. Hierzu zählen:

• Zugriffskontrollen: Stellen Sie sicher, dass Content für berechtigte Personen abrufbar und nutzbar ist. Schützen Sie Daten vor unbefugtem Zugriff und Veränderung.
• Sicherheitsklassifizierungen: Die Klassifizierung von Daten kann eine der leistungsfähigsten Vorgehensweisen in der Informationssicherheit sein. Die Anwendung von Sicherheitseinstufungen wie Top Secret, Secret, Confidential, Restricted und Public trägt dazu bei, Content entsprechend zu verwalten und zu sichern.
• Records Management (RM): Die Informationssicherheit wird übersichtlicher und praktikabler, wenn Sie das Datenvolumen reduzieren. Wirksame RM-Programme stellen sicher, dass die Datensätze gemäß den Richtlinien aufbewahrt und vernichtet werden, wenn sie diese nicht mehr benötigen.
• Verschlüsselung von Archiven: Informationen im Speicher können gefährdet sein. Mit Archivserver-Lösungen kann Ihr Unternehmen seine Informationen innerhalb des Archivs verschlüsseln.

Sichern Sie Content bei der Übertragung und der Verarbeitung in Geschäftsprozessen

Die Sicherung von Inhalten im Speicher ist ein Muss, um Compliance und Information Security zu gewährleisten. Aber dies allein ist nicht ausreichend. Informationen müssen abgerufen, gemeinsam genutzt und ausgetauscht werden, um den Geschäftsnutzen zu gewährleisten. Ein umfassendes IT-Sicherheits-Programm muss die Absicherung von Content bei der Übertragung und der Verarbeitung berücksichtigen. Es gibt zahlreiche Funktionen und Kontrollmechanismen innerhalb von Enterprise Information Management-Lösungen, um diese Ziele zu erreichen:

• Sicherer Informationsaustausch: Sichern Sie die Übertragung besonders großer Dateien und vertraulicher Geschäftsinformationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Dies erfolgt mit lückenloser Sicherheit und vollständigem Audit-Tracking.
• Sichere Kommunikation: Sichern Sie den E-Mail-Verkehr mit vertraulichen Informationen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern.
• Sicheres elektronisches Fax: Verfolgen Sie alle eingehenden und ausgehenden Faxe sicher mit einem Audit-Trail. Schützen Sie die Privatsphäre, indem Sie eingehende Faxe an die E-Mail-Adresse des Empfängers weiterleiten.
• Bearbeitungsfunktionen: Maskieren oder entfernen Sie mit Redaktionswerkzeugen sensible Daten aus Dokumenten, z.B. Kreditkarteninformationen, um die PCI-DSS-Konformität zu gewährleisten.
• Einhaltung der Datenschutzanforderungen: Halten Sie HIPAA, PCI-DSS und andere Datenschutzbestimmungen ein.
• Audit trails: Gestatten Sie Content-Produzenten und -Nutzern, den gesamten Informationslebenszyklus anzuzeigen, d.h. alle Aktionen, die an einem Dokument durchgeführt wurden, von wem und wann.
• E-Mail-Integrität: Sichern Sie E-Mail-Dokumente zum und vom zentralen Repository unter Verwendung von Links zur "Single Source of the Truth". Dies verhindert die Verbreitung von Duplikaten von E-Mail-Anhängen, sichert die Datenintegrität und kontrolliert die Zugriffsmöglichkeiten.

Whitepapers und Erfolgsgeschichten unserer Kunden:

• Managing Governance, Risk and Compliance with ECM and BPM Whitepaper
  
• PCI Success Story - Government

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• OpenText Product Security Assurance Program Overview