Dokumenten-Management und Aufbau der elektronischen Akte

Mit den speziellen DMS-Funktionen des DOMEA® WinDesk und DOMEA® WebDesk können Dokumente, die noch nicht aktenrelevant sind, in hierarchisch definierbaren und zugriffsgeschützten, berechtigbaren Ablagen verwaltet werden.

Dokumente werden

• über Vorlagen erstellt
• von lokalen und verbundenen Laufwerken importiert
• in die Ablage eingescannt

Der gewählte Dokumenttyp bestimmt die Metadaten des Dokumentes. Ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Dokumentes in DOMEA® wird für jede Aktion ein Eintrag im Protokoll erstellt, um einen lückenlosen Nachweis der Bearbeitungshistorie in der Zukunft vorhalten zu können.

Dokumente und Ablagen werden

• lokal exportiert und
• ausgecheckt

Die ausgecheckten Dokumente und Ablagen bleiben bis zu deren erneutem

• Check In

gekennzeichnet („gesperrt“) und können in dieser Zeit nur eingesehen, nicht aber verändert werden.

Dokumente, die bereits aktenrelevant sind, können aus den DMS-Ablagen den durch die Registratur angelegten Akten zugeordnet werden. Die Akten können in den DMS-Ablagen abgelegt werden, wenn der Bearbeitungsstatus das erlaubt.

Der Aufbau der vollständigen elektronischen Akte - mit allen ihren Ein- und Ausgängen sowie internen Dokumenten - wird einerseits über den Arbeitsplatztyp DOMEA® Registratur und andererseits über den Arbeitsplatz DOMEA® WinDesk bzw. DOMEA® WebDesk oder aber auch durch Ergänzen von Dokumenten in eine DOMEA® Akte direkt aus einem Microsoft® Office Produkt heraus (z.B. Microsoft® Word, Microsoft® Outlook) erreicht.

Produktmerkmale - Dokumenten-Management und elektronische Akte

Klicken Sie auf eines der aufgelisteten Produkte, um Näheres über das DMS und die eAkte in DOMEA® zu erfahren:

• DOMEA® Registratur

  Beinhaltet ausschließlich die Funktionen für das Registrieren von Schriftgut sowie die Funktionen für den Aufbau der elektronischen Akte

• DOMEA® WinDesk

  Beinhaltet die gesamte Funktionalität - von der Schriftgutverwaltung, über das Dokumentenmanagement bis hin zur elektronischen Vorgangssteuerung. Darüber hinaus verfügt DOMEA® WinDesk optional über die DOMEA® Laufmappe - die Lösung zur Abbildung der Behörden-Gittermappe.

• DOMEA® WebDesk

  Beinhaltet einen Teil der Funktionalität - von der Registrierung von Schriftgut, über das Dokumentenmanagement bis hin zur Vorgangssteuerung unter Verwendung eines gängigen Web-Browsers.