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E-Mail-Archivierung mit OpenText Email Filing eDOCS Edition

Verbesserte Compliance und mehr Ordnung bei E-Mails

E-Mails sind heutzutage die wichtigste Form der Geschäftskommunikation, Sie enthalten wichtige Informationen über Ihre Kunden, Projekte und Fragestellungen. Doch das ständig wachsende E-Mail-Aufkommen führt oft zu "Content-Chaos". Dazu gehören unter anderem überlastete E-Mail-Server, erhöhtes Compliance-Risiko und der Umstand, dass die Mitarbeiter bei der Suche nicht in der Lage sind, Inhalte in diesen E-Mails zu finden.

OpenText™ eDOCS, Email Filing hilft Ihnen, wieder die Kontrolle zu gewinnen. Die E-Mail-Archivierung lässt sich nahtlos in OpenText™ eDOCS, Document Management, integrieren und bietet benutzerfreundliche und zeitsparende Tools zum Erfassen, Organisieren und Klassifizieren von E-Mails sowie verwandter Inhalte in der eDOCS-Bibliothek. Dies senkt nicht nur Ihr Compliance-Risiko und erlaubt es Ihnen, die Anforderungen an Datenschutz und Corporate Governance zu erfüllen. Es reduziert auch den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen. Mit einer einzigen Suchanfrage können Benutzer schnell alle zugehörigen kunden- oder projektbezogenen Dokumente und E-Mails finden.

In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie eDOCS das Erfassen, Organisieren und Klassifizieren von E-Mails zusammen mit den zugehörigen Inhalten in der eDOCS-Bibliothek vereinfacht.

Vorteile

  • Erfassen Sie E-Mails zusammen mit dem zugehörigen Arbeitspaket von Ihrem Desktop oder mobilen Gerät aus.
  • Maximieren Sie den Wert der in E-Mails gespeicherten Geschäftsinhalte.
  • Erhalten Sie einen vollständigen, ganzheitlichen Einblick in einen Kunden, ein Projekt oder eine Thematik.
  • Steigern Sie den Return on Investment (ROI) und den Compliance-Status Ihres Unternehmens.

Funktionen

  • Die Funktion E-Mail-Marker kennzeichnet in der Outlook-Oberfläche sichtbar, welche E-Mails in der eDOCS-Bibliothek gespeichert wurden.
  • Die Funktion zur Massenarchivierung ermöglicht es, große Mengen an E-Mails schnell und einfach zu archivieren.
  • Die Thread- und Betreff-Archivierung stellt sicher, dass alle E-Mails, die mit einem bestehenden Thread verknüpft sind (der bereits gespeichert wurde), automatisch archiviert werden.
  • Der Assistent zur E-Mail-Archivierung analysiert den Nachrichtenverlauf und eingehende E-Mail-Adressen, um automatisch den besten Ort für deren Speicherung in der eDOCS-Bibliothek vorzuschlagen.
  • Die Schnellarchivierung bietet Vorschläge für eine vorausschauende Archivierung und wird über eine Schaltfläche in der Outlook-Leiste oder mit einem rechten Mausklick aufgerufen.
  • Der Exchange Connector erlaubt es den Prozessen Auto, Thread und Subject Filing, E-Mails direkt vom Microsoft Exchange®-Server und nicht vom Outlook des Client-basierten Computer abzurufen. Benutzer können E-Mails in Echtzeit auf Remote-Geräten oder webbasierten Schnittstellen ablegen ohne ihren Client-Rechner ausführen zu müssen.

Downloads

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 OpenText Email Filing, eDOCS Edition - data sheet