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OpenText Records Management eDOCS Edition (eDOCS RM)

Sicheres, automatisiertes All-in-One Records Management für Ihre elektronischen und physischen Inhalte.

Angesichts des gegenwärtig immer stärker werdenden regulatorischen Umfelds, der gestiegenen Anforderungen an die Aktenführung und der Verschärfung der Strafen bei Nichteinhaltung muss das Records Management eine oberste Priorität sein. Alle proaktiven Unternehmen arbeiten an der Formalisierung von Records Policies und setzen auf integrierte Records Management-Systeme zum Schutz, zur Strukturierung und zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.

OpenText™ eDOCS, Records Management bietet eine absolut sichere, funktionsreiche Records Management-Lösung, die aus Ihrer bestehenden eDOCS-Bibliothek heraus funktioniert. In Kombination mit Best Practices für das Records Management trägt eDOCS dazu bei, ein umfassendes Management des Lebenszyklus von Dokumenten: von papierbasierten und elektronischen Aufzeichnungen an einem einzigen zentralen Ort zu etablieren.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an und erfahren Sie, wie eDOCS eine durchgängige und transparente Benutzeroberfläche für die Verwaltung von Dokumenten bietet.

Wichtige Funktionen

  • Durchgängiges Benutzererlebnis: Wenn diese Option aktiviert ist, erscheinen die eDOCS RM-Funktionen auf der Classic DM Extensions-Benutzeroberfläche. Der Einsatz der bereits bekannten Bedienoberfläche erhöht die Benutzerakzeptanz, reduziert die Schulungskosten und sorgt für eine bessere Anwendung der Aufzeichnungsrichtlinien auf die Inhalte.
  • Ein einziges Repository für Datensätze: Die Datensätze werden nicht in einem separaten Repository gespeichert, sondern in der gemeinsamen eDOCS-Bibliothek, wodurch ein zentrales Repository entsteht. Dies führt zu betrieblicher Effizienz, entlastet den Verwaltungsaufwand und minimiert die Kosten.
  • Verwaltung von papierbasierten und digitalen Dokumenten: Mit eDOCS RM können Unternehmen nicht nur traditionelle Papierinhalte als Datensätze einordnen, sondern auch elektronische Dokumente, E-Mails, gescannte Bilder und Rich Media. Dies reduziert Risikopotenziale für Unternehmen, verhindert die Folgen von Verletzungen festgelegter Aufbewahrungsrichtlinien und reduziert die Kosten im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Fehlern und Rechtsstreitigkeiten.
  • Umfassendes Security-Modell: Das Programm sorgt für die nötige Sicherheit, einschließlich des Schutzes vor unbefugter oder rechtswidriger Verarbeitung und vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung persönlicher oder geschäftlicher Daten.
  • Remote-Zugriff in Echtzeit: Mit Hilfe einer iOS-Smartphone-App können Benutzer Barcodes verarbeiten und in Echtzeit arbeiten. So können sie Aufzeichnungsanfragen erfüllen, Dateien Feldern oder Standorten zuweisen und den Bestand aktualisieren.

Erfüllt folgende Geschäftsanforderungen

  • Einhaltung der Rechtsvorschriften: eDOCS RM bietet die langfristige Zugriffs-, Audit- und Aufbewahrungskontrolle aller Inhalte. So können Unternehmen nicht nur ihr Kontrollsystem und die getroffenen Maßnahmen, sondern auch die Einhaltung der festgelegten Risikomanagement-Richtlinien belegen.
  • Schutz vor sicherheitsrelevanten Verstößen: Während des gesamten Lebenszyklus der Inhalte wird eine dynamische Entwicklung der Zugriffsrechte ermöglicht, widerrufen oder angepasst. Dabei werden die Anforderungen des Wissensmanagements mit den Anforderungen an Compliance und Informationssicherheit in Einklang gebracht. eDOCS RM wurde entwickelt, um diese „Aufbewahrungspflicht des Zugriffablaufs Zugangskette“ lückenlos zu verwalten. Datensätze werden in einem taxonomie-basierten Ablageplan mit Sicherheitseinstellungen kategorisiert. Die granularen Funktionsberechtigungen ermöglichen zentralisierte Richtliniendefinitionen und die übergreifende Verwaltung von Content Assets.
  • Belastbarkeit der Akten: Bestimmte Vorschriften verlangen von Unternehmen nicht nur die Aufbewahrung von Unternehmensakten im Zusammenhang mit der Korrespondenz von Vermittlern oder Händlern, sondern auch die Spezifikation zulässiger Speichermedien. eDOCS RM integriert sich in OpenText™ Archive Services und EMC Centera, um eine behördlich genehmigte Lösung für die Speicherung und Aufbewahrung von digitalen Assets bereitzustellen.
  • Erhöhte Produktivität: Die Geschäftsanwender können Aufbewahrungscodes während der Arbeit transparent mit Datensätzen verknüpfen. Records Manager haben mehr Zeit, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien für Datensätze kommuniziert, kontrolliert und durchgesetzt werden. So müssen sie sich nicht um die Archivierung ihrer Datensätze kümmern.
  • Weniger Speicherplatz für Inhalte: Durch die Überprüfung und Vernichtung von Datensätzen am Ende ihrer Nutzungsdauer in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien für Datenbestände können Unternehmen das Volumen der gespeicherten Datensätze reduzieren.
  • Umsetzbare Erkenntnisse: Die Integration mit OpenText Business Intelligence™ bietet eine Vielzahl von vorkonfigurierten Berichten. Diese bieten Momentaufnahmen von Informationen über wichtige Datensätze oder Objekte, die zur Entsorgung oder Vernichtung bereit sind. Records Manager und Systemadministratoren können auf einfache Weise benutzerdefinierte Reports für die unternehmensweite Nutzung und tiefgehende Analysen erstellen. So können sie die Einhaltung festgelegter Richtlinien nachweisen und gleichzeitig neue Effizienzpotenziale identifizieren.

Downloads

Laden Sie weitere Informationen über OpenText eDOCS RM herunter: