Öffentlicher Sektor

We've been more efficient because we're doing the same amount of work, even a greater amount of work with less people. And we're effective because people are getting their files quicker and getting their orders in a more timely manner.

Ken Burke, Clerk of the Circuit Court and Comptroller, Pinellas County, Florida

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Was OpenText für Sie tun kann

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Überblick

Mit bewährten OpenText-Lösungen für Behörden vereinen Sie Informationen auf sichere Weise, transformieren Abläufe und lassen Ihre Daten für sich arbeiten.

Bereiten Ihnen die Anforderungen an eine „digitale Behörde“ Kopfzerbrechen? Es reicht nicht länger, gut informiert zu sein. Sie müssen die Informationen auch gezielt einsetzen. Sind Sie in der Lage, sämtliche Informationen in Ihrer Einrichtung zu lokalisieren, zu erfassen, zu speichern und zu verwenden? Nutzen Sie die OpenText-Lösungen für den öffentlichen Sektor, um Unternehmensdaten zu erfassen und bereitzustellen. So können Sie die Abläufe in Ihrer Behörde transformieren und Ihre Aufgaben besser erfüllen.

Bürger möchten Fragen und Anträge rund um die Uhr über sämtliche Kanäle vertraulich stellen können. Sie erwarten höchste Seriosität und Transparenz, insbesondere bei Finanzangelegenheiten.

Der staatliche Leistungsauftrag lässt sich ohne verständliche, gut verwaltete Daten nicht erfüllen. Denn nur so können Transparenz, die Analyse von „Big Data“ und die Digitalisierung sichergestellt werden. Erfassen, speichern und verwalten Sie Informationen aus sämtlichen Medien – ganz gleich, ob aus Papier- oder elektronischen Dokumenten, Präsentationen, Videos, technischen Unterlagen, Telefongesprächen, Verträgen, Rechnungen, Social Media oder E-Mails. OpenText-Lösungen für den öffentlichen Sektor vereinen Daten aus verschiedensten Bereichen und schaffen so eine einzige, verlässliche Informationsquelle. Mitarbeiter können jederzeit und überall auf sichere Weise zusammenarbeiten und auf Informationen zugreifen.

OpenText-Lösungen unterstützen Sie dabei:

im Arbeitsalltag den verborgenen Wert Ihrer Informationen anzuzapfen
Informationen sicher zu verwalten und gleichzeitig leicht zugänglich aufzubewahren
durch die Digitalisierung Ihrer Papierbestände und die Automatisierung und Konsolidierung von Prozessen Arbeitsabläufe zu rationalisieren
gesuchte Informationen schnell und zuverlässig zu finden und mit eDiscovery für Rechtsstreitigkeiten aufzubereiten
veraltete Systeme abzuschalten, ohne die darin enthaltenen Informationen zu verlieren
Bürgern Leistungen und Services schneller und effizienter bereitzustellen
Informationen in ihrer gesamten Einrichtung in die bestehende IT-Landschaft einzubinden
Anforderungen hinsichtlich Transparenz, Governance und Compliance zu erfüllen

Governance für SharePoint

Optimieren Sie Ihre Investition in SharePoint, machen Sie es zu einer mit Gesetzen und Vorschriften konformen Anwendung und steuern Sie die Ausbreitung der SharePoint-Website. Implementieren Sie Strukturänderungen im Hintergrund, die den Anforderungen des Records Management entsprechen, ohne das Alltagsgeschäft der Benutzer zu beeinträchtigen.

Vorteile:

Gestalten Sie Ihre SharePoint-Datensätze DoD 5015.2-konform
Archivieren Sie Websitesammlungen, Websites und Dokumentbibliotheken automatisch
Verwalten Sie über 50 MB große Dateien, Rich Media Dateien (Abbildungen, Audio- und Videodateien) und Planungszeichnungen (CAD)
Stellen Sie Websites und Archivierung automatisiert zur Verfügung
Straffen Sie Prozesse mit grafischem und regelbasiertem Workflow
Erfassen Sie auf Papier vorliegende Informationen elektronisch

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Compliance von digitalen Datensätzen

Erfassen und verwalten Sie Datensätze von Einrichtungen vorschriftsgemäß in digitaler Form, von E-Mails über Dokumente, Fotos und Social Media. Autoklassifizieren Sie die Datensätze und machen sie diese auffindbar, von ihrem Ursprung bis zur abschließenden Beseitigung – mit dem weltbesten Anbieter von Records Management Technologien für Verwaltungen.

Vorteile:

Sparen Sie Zeit und Geld und verbessern Sie Ihre Leistung, indem Sie die Informationen Ihrer Einrichtung organisieren und mit den täglichen Aufgaben verknüpfen
Halten Sie die Compliance-Verpflichtungen und Normen ein, denen Datensätze unterliegen (MoRec 2010, DOD 5015.2)
Straffen Sie Arbeiten mit voll automatisierter Dokumentenkategorisierung und -ablage
Beschleunigen Sie die Implementierung mit schneller, einfacher und sofort einsatzfähiger Integration
Reduzieren Sie Rechtskosten mit eDiscovery drastisch

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Human Capital Management

Straffen und verbessern Sie die Humankapitalprozesse Ihrer Einrichtung in nicht mehr als 90 Tagen. Unser flexibles Case Management und unsere Erfahrung mit selbstgesteuerten Mitarbeiterinformationssystemen bieten sofort einsatzfähige Lösungen für die Verwaltung und Bereitstellung von Dienstleistungen für das Humankapital in den Bereichen Personalbeschaffung, Einarbeitung, Schulung, Zusatzleistungen, Beurteilungen und vielen anderen.

Vorteile:

Erhöhen Sie die Produktivität und Compliance der Mitarbeiter im Personalbereich
Bieten Sie den Mitarbeitern einen besseren Service
Setzen Sie ein flexibles, kollaboratives Case und Knowledge Management ein
Verbessern Sie die Einsehbarkeit von Leistungen
Schaffen Sie Mitarbeiterakten und Prozesse auf Papier ab

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Lösungen

Digital Information Readiness

Know what you have and where it resides—PII and sensitive, duplicate, or inaccurate data abound. Use our unique info-fusion and discovery capabilities to reveal and make decisions on your data before you act on it to move it to the cloud, apply Big Data analytics, or release it as open data.

Retire legacy applications without losing valuable data
See content across your IT landscape with drill-down heatmaps
Organize and access data to determine its value
Secure vulnerable content and reduce risk
Rationalize information across your enterprise with confidence

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eGovernment in the Cloud

Our cloud service offers government agencies more flexibility without the commitment to on-site capital investment. They can deploy new workflow and document management processes fast and painlessly upgrade to keep capabilities current. Tailor a secure cloud or hybrid IT ecosystem that fits your needs with a clean, intuitive interface that users love. We have the only cloud with its own Bill of Rights.

Faster time to deployment
Cuts capital investment and maintenance
Integrated ECM cloud solution for government
Proven government deployment track record in Canada and globally

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Governance für SharePoint

Vorteile:

Gestalten Sie Ihre SharePoint-Datensätze DoD 5015.2-konform
Archivieren Sie Websitesammlungen, Websites und Dokumentbibliotheken automatisch
Verwalten Sie über 50 MB große Dateien, Rich Media Dateien (Abbildungen, Audio- und Videodateien) und Planungszeichnungen (CAD)
Stellen Sie Websites und Archivierung automatisiert zur Verfügung
Straffen Sie Prozesse mit grafischem und regelbasiertem Workflow
Erfassen Sie auf Papier vorliegende Informationen elektronisch

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Compliance von digitalen Datensätzen

Vorteile:

Sparen Sie Zeit und Geld und verbessern Sie Ihre Leistung, indem Sie die Informationen Ihrer Einrichtung organisieren und mit den täglichen Aufgaben verknüpfen
Halten Sie die Compliance-Verpflichtungen und Normen ein, denen Datensätze unterliegen (MoRec 2010, DOD 5015.2)
Straffen Sie Arbeiten mit voll automatisierter Dokumentenkategorisierung und -ablage
Beschleunigen Sie die Implementierung mit schneller, einfacher und sofort einsatzfähiger Integration
Reduzieren Sie Rechtskosten mit eDiscovery drastisch

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Finanzielle und Audit-Compliance

Erfassen Sie die gesamte Einkaufs- und Vertragsdokumentation. Machen Sie Dokumente auffindbar und leicht abrufbar in der täglichen Recherche, bei Audits oder Rechtsstreitigkeiten. Diese Anwendung wurde entwickelt, um den strengen Anforderungen von Abrechnungssystemen und Regierungsaudits gerecht zu werden.

Vorteile:

Verringern Sie finanzielle Risiken, vereinfachen und vereinheitlichen Sie Aufzeichnungen in den Finanzen, der Beschaffung und bei allen Verträgen
Gehen Sie Materialmängel an und sparen Sie Zeit, indem Sie vorschriftsgemäße Belegdokumente mit ERP-Transaktionen vereinheitlichen
Schaffen Sie eine „Single Source of Truth“ für Finanzinformationen der Einrichtung
Reduzieren Sie mit Musterpaketen, die vom System automatisch für Auditoren zusammengestellt werden, die Auswirkungen von Betriebsaudits.

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Wählerdienste

Werden Sie den Anforderungen der Bürger gerecht und straffen Sie mehrfache Dienstleistungen mit einem einzigen, vereinheitlichten Portal.

Vorteile:

Schnelle Veranlassung von Dienstleistungen
Personalisierte Kommunikation für Service-Änderungen, Alarme, Gutachten
Rasche und genaue Erstellung neuer Wählerkonten
Automatisierte Status- und Leistungsberichte für Wähler, Experten und Manager
Integrierte Compliance mit Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien

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ERP-Augmentation

Nutzen Sie ERP-Fähigkeiten auch für Content Lifecyle Management, verbesserte Compliance und kostengünstige Archivierung.

Vorteile:

Erhöhen Sie den ERP-Wert mit ECM-Funktionalität – Workflow, vereinheitlichte, auffindbare Dokumentation, automatische Klassifizierung und Archivierung/Entsorgung
Kürzen Sie Betriebskosten durch Abschaffung duplizierter IT-Umgebungen, des entsprechenden Supports und Unterstützung mehrfacher Backends (ERP/nicht ERP)
Die einzige DoD 5015.2-zertifizierte Records Management-Funktion, die gemeinsam mit SAP-, Oracle- und anderen ERP-Systemen arbeitet.

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VERANSTALTUNGEN UND WEBINARE

Kundenstimmen

U.S. Department of the Interior
"We are very pleased with how effortless it has been to deploy the EES project for the DOI. It is a true testament to the strong and valuable partnership we have with OpenText. This project serves as a successful model for other government agencies looking to move their critical business information to the cloud."

Michael Beck, President and Chief Executive Officer, The IQ Business Group

South East Water

"The holy grail for many organizations is to understand and maximise the value of their content. This deployment takes us one step closer to achieving that. The OpenText module is seamless and straightforward to use."